De Koninklijke Nederlandse Algemene Schermbond is samen met SBN (squash), NTTB (tafeltennis), Nevobo (volleybal), NJBB (jeu de boules), NSkiV (wintersport) en NBB (basketball) de sportbestuurdersacademie gestart. Het doel van de sportbestuurdersacademie is verenigingsbestuurders sterker te maken. Bij de academie staat elk kwartaal in het teken van een relevant thema voor bestuurders en dit kwartaal is dat vrijwilligersbeleid De expert is aan het woord...

Wie ben je en wat is jouw functie?
Mijn naam is Hubert Habers (30). Ik ben nu 10 jaar actief als verenigingsadviseur bij sportservice Noord-Holland. In mijn vrije tijd ben ik nu 7 jaar bestuurslid communicatie en vrijwilligersbeleid bij Topklasse Voetbalvereniging FC Lisse. Een ambitieuze vereniging met zo’n 2.000 leden.

Wat is jouw visie op hoe sportverenigingen over het algemeen omgaan met vrijwilligersbeleid?
Vrijwilligers zijn het meest waardevolle bezit van een vereniging, maar vrijwilligersbeleid krijgt vaak niet de aandacht die het verdient. Nog te vaak wordt vrijwilligersbeleid niet op commissieniveau, laat staan bestuurlijk, vertegenwoordigd. Een gemiste kans. Met een gestructureerde aanpak hoeft een vrijwilligerstekort niet langer tot de top-3 knelpunten van een sportvereniging te behoren.

Wat levert het verenigingsbestuurders volgens jou op wanneer ze actief aan de slag gaan met het maken en uitvoeren van vrijwilligersbeleid?
Een actief vrijwilligersbeleid maakt de organisatie sterker en zorgt dat de sfeer in de club verbeterd. Alles valt en staat met een duidelijke organisatie, waarin elke vrijwilliger bestuurlijk vertegenwoordigd is, en dat zelf ook zo voelt. Gezien worden is de eerste stap op weg naar gewaardeerd worden. Elk bestuurslid heeft dus korte lijnen naar zijn of haar vrijwilligers en stelt deze ook zelf aan. De juiste man/vrouw op de juiste plek is immers een belangrijk uitgangspunt voor een goed functionerende vereniging. Te vaak nog lopen vrijwilligers, niet zelden vrijwilligers met al 6 andere taken, uit clubliefde gaten dicht, die wellicht beter door anderen hadden kunnen worden opgevuld. Door als bestuur de regie te houden waarborg je kwaliteit in de verschillende lagen in een vereniging: bestuurlijk, op coördinatoren niveau, de vaste uitvoerende krachten en ‘helpende handjes’.

Een goed vrijwilligersbeleid zorgt er voor dat de lasten over veel schouders verdeeld worden en vrijwilligers niet overbelast raken en afhaken. Het vaak uitgedragen motto van mijn eigen vereniging FC Lisse is dan ook: ‘samen sterk’. Bij onze vereniging doet iedereen daadwerkelijk iéts, zonder dat dit een verplichting is.

In een organisatie die goed staat, en waar iedereen zich prettig voelt bij zijn taak, zal je zien dat goede vrijwilligers zich zelfs spontaan gaan aanmelden.

Wat zijn de belangrijkste wetten en regels waar bestuurders rekening mee moeten houden bij het uitvoeren van vrijwilligersbeleid?
Het meest bekend is de fiscale regelgeving inzake het toekennen van een kostenvergoeding aan een vrijwilliger (€1.500 per jaar met een maximum van €150 per maand). De meest wenselijke situatie blijft dat de inzet volledig om niet geschiedt.

De vrijwilliger is de beste professional! Vanuit deze benadering is het raadzaam de vrijwillige inzet ook te beschouwen als ‘beroepsmatig’. Het uitvoeren van de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) voor de sport is dan een logisch gevolg. Op www.sportwerkgever.nl staat de RI&E op maat gemaakt voor sportverenigingen (de SportRIE). Deze RI&E kan uitstekend van dienst zijn om de inzet van vrijwilligers op een veilige manier te laten plaatsvinden en daarnaast het actieve sporten veiliger te maken. De informatie die de SportRIE is van onschatbare waarde en bovendien voldoet de vereniging hiermee aan de zorgplicht voor vrijwilligers.

Kan je 5 keys to succes noemen om te komen tot een goed vrijwilligersbeleid?
Mijn ervaring is dat verenigingen vaak (grotendeels) wel weten hoe het moet, maar wat hulp nodig hebben om daadwerkelijk tot actie over te gaan. Wat mij betreft, begint die actie met het inventariseren van de huidige en gewenste vrijwilligerstaken. Vervolgens start een PR campagne, waarin je vrijwilligerswerk positief belicht. Laat op (social) media goed zien dat jouw vereniging vrijwilligers waardeert, bijvoorbeeld door hier regelmatig wat over te schrijven en foto’s te plaatsen van vrijwilligers die in het zonnetje worden gezet. Dat wil dus zeggen dat we vooral niét werken met noodkreten. Dit schrikt alleen maar af. Oproepen en vacature-overzichten op de website adviseer ik dan ook te verwijderen. De ervaring leert immers dat hier zelden iemand op reageert.

Er werkt maar één manier echt, blijkt elke keer maar weer als ik een zaal vol vrijwilligers vraag, hoe zij zelf ooit vrijwilliger zijn geworden. Zij zijn allemaal gevraagd! Dat is dan ook direct de volgende stap in de aanpak: de daadwerkelijke wervingsactie: het bellen of face-to-face aanspreken van potentiële vrijwilligers, nadat zij eerst op de hoogte zijn gebracht dat zij benaderd gaan worden. Door de nadruk te leggen op wat iemand graag doet, of goed kan (bijvoorbeeld door het werk wat iemand doet), wordt de juiste match gemaakt met een vrijwilligerstaak. De vraag is bovendien niet OF iemand wat wil doen, maar WAT iemand wil doen! Het is immers onze club.

Het resultaat zal overweldigend zijn. Bij veel verenigingen wil 95% van de benaderde personen wel iets doen binnen de vereniging. Veel mensen willen wel een paar keer per jaar helpen bij een activiteit, maar veel anderen willen zich ook structureel inzetten. Een goede follow-up is essentieel. De nieuwe vrijwilligers moeten snel hun taak krijgen en hier goed in begeleid worden.

Het opstellen van beleid is vaak niet het grootste probleem. Met de bekende 5 B’s (binnenhalen, begeleiden, belonen, behouden, beëindigen) is het voor veel verenigingen goed mogelijk om een beleidsplan op papier te zetten. De vraag is echter vaak: hoe geef je handen en voeten aan dit beleid. Daarom de volgende tips:

  1. Ga daadwerkelijk tot actie over.
  2. Kies voor een positieve insteek: stop met noodkreten.
  3. Zorg voor een duidelijk en goed georganiseerde vereniging en een positief imago, zodat mensen graag bij uw vereniging willen horen.
  4. Vraag mensen! Leg daarbij de link tussen hun kwaliteiten en interesses en de vacature die hier bij past.
  5. Ga consumentisme bij leden tegen door een communicatie strategie te bedenken, waarbij steeds maar weer duidelijke wordt dat het ONZE vereniging is. Samen sterk!


Welke literatuur of online platforms kan je bestuurders aanraden wanneer zij op zoek zijn naar meer verdieping op dit thema?
Meer verdieping over het onderwerp vrijwilligersbeleid is te vinden op de website www.meerinkorteretijd.nl. Verenigingen die graag begeleid willen worden tijdens hun wervingsactie, kunnen zich hier bovendien aanmelden voor de online cursus Meer Vrijwilligers in Kortere Tijd, waarbij zij in een E-learning platform geholpen worden door verenigingsadviseurs, en in contact staan met andere verenigingen.

Wil je meer te weten komen over vrijwilligersbeleid en hoe je dit binnen jouw vereniging op kan zetten en uitvoeren? Kom dan naar één van de vier themabijeenkomsten die in Apeldoorn, Amsterdam, Heerenveen en Den Bosch georganiseerd worden. Meer informatie over de themabijeenkomsten vind je hier.